Образец письма-извещения

Об участии в работе собрания

Сообщаем Вам, что 26.01.2006  в 10.00 состоится годовое общее собрание работников.

Место проведения собрания: 050010 город Алматы, проспект Аль- Фараби, дом ___,  5 этаж, конференц-зал.

Приглашаются руководители филиалов и начальники структурных подразделений.

Зам. председателя            личная подпись                  В. Степанов          

Исп. Еремеева Г.П.

+7(727)2633173

Разъяснения:

Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.). Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут не только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но и одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения. В их составе могут быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.

Письма-извещения обычно начинаются с указанием даты, времени, места проведения мероприятия: «15 февраля 2007 года в 15.00 в конференц-зале института состоится … » или «Сообщаем, что 21 февраля 2007 года в 10.00 состоится заседание …».

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписываются письма-извещения руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведение мероприятия.

Для писем-извещений организации могут использоваться унифицированные формы с трафаретным текстом.