Регистрационно-контрольная карточка

Лицевая сторона

Оборотная сторона

А4 (210Х297) пiшiн Формат А5 (148Х210)

Примечания к приложению 08

1. В реквизите «Автор документа (корреспондент)»:

1) для входящего документа вносится наименование организации-автора (наименования организаций-авторов) входящего документа, если входящий документ является обращением гражданина, то вносятся фамилия, инициалы имени и отчества автора обращения с указанием адреса и иных необходимых сведений;

2) для исходящего документа вносятся наименование организации-адресата (наименования организаций или обобщенное наименование однородных организаций);

3) если исходящий документ является ответом на обращение гражданина, то вносятся фамилия, инициалы имени и отчества гражданина с указанием адреса и иных необходимых сведений;

4) для внутренних документов вносят наименование структурного подразделения (должность и фамилию работника) организации-автора внутреннего документа.

2.  Реквизит «Вид документа» заполняется в соответствии с видом регистрируемого документа, при регистрации писем данный реквизит не заполняется.

3. В реквизите «Дата документа» проставляется дата, зафиксированная на документе автором (авторами) документа.

4. В реквизит «Номер документа» вносится регистрационный номер, присвоенный документу организацией-автором (организациями-авторами).

5. В реквизит «Дата поступления» вносится дата поступления документа в организацию.

6. В реквизит «Входящий номер» вносится номер, присвоенный организацией-получателем документа. После исполнения документа проставляется номер дела по номенклатуре дел организации и другие отметки по усмотрению организации.

7. В реквизит «Заголовок документа или краткое содержание» переносится заголовок документа, при отсутствии заголовка – краткое содержание документа.

8. В реквизит «Количество листов» вносится общее количество листов документа и сопроводительного письма к нему.

9. В реквизит «Отметка о наличии приложений» проставляется количество приложений и общее количество листов приложений.

10. В реквизит «Резолюция» полностью переносится текст резолюции руководителя организации.

11. В реквизит «Расписка (отметка) о получении, дата» вносятся подпись, расшифровка подписи исполнителя (подписи, расшифровки подписей исполнителей), дата передачи документа на исполнение.

12. В реквизит «Срок исполнения» проставляется дата исполнения. При регистрации исходящего инициативного документа вносится дата ожидаемого ответа.

13. В реквизит «Отметка об исполнении, продлении срока исполнения» вносятся запись о решении вопроса, дата и регистрационный номер ответного документа. В случае продления срока исполнения документа вносится новая дата исполнения.

14. В реквизит «Отметка о направлении в дело» вносится индекс дела по номенклатуре дел организации.

15. В реквизит «Отметка о контроле» вносится отметка о контроле сроков исполнения документа, даты проверок, причины задержки исполнения.

16. Порядок рационального расположения указанных и дополнительных реквизитов в регистрационно-контрольной карточке определяется организацией.